Na ondertekening van het voorstel van uw verzekeraar, en het retourneren hiervan, krijgt u veelal een bevestiging van ontvangst en een planning wanneer de pensioenregeling wordt aangepast.
U ontvangt dan in de loop van het najaar, de juridische documenten waarin de wijzigingen zijn vastgelegd. Het betreft de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement. De uitvoeringsovereenkomst is het contract tussen u als werkgever en de verzekeraar waarin u afspraken hebt gemaakt over kosten, voorwaarden, contractstermijn etc.. Het pensioenreglement is het document waarin de pensioenregeling inhoudelijk tot in detail wordt beschreven en die veelal aan werknemers wordt verstrekt en onderdeel uit maakt van de arbeidsvoorwaarden.
Het is belangrijk, deze stukken goed te bekijken. Vaak staan hier veel meer zaken in vermeld, dan in het voorstel dat u eerder hebt getekend. Het is dan ook belangrijk om te controleren of er niet andere zaken toch ook worden veranderd in uw contract of in de pensioenregeling.
Ook zal de verzekeraar, de pensioenregeling in haar automatiseringssystemen aanpassen en de nieuwe premieberekeningen maken en nota’s sturen voor 2015. Belangrijk is deze goed te controleren. Omdat bijna alle pensioenregeling in Nederland worden aangepast, hebben verzekeraars veel werk en werkdruk, ook daar kan dan wel eens iets fout gaan!
In januari 2015 zal uw verzekeraar rechtstreeks al uw werknemers aanschrijven en hen op de hoogte stellen van de wijzigingen die in de pensioenregeling zijn doorgevoerd.
De aanpassing van de pensioenregeling aan de wetgeving, blijkt in het algemeen een verslechtering te zijn van de pensioenregeling voor werknemers. Omdat pensioen onderdeel uitmaakt van de arbeidsvoorwaarden, bent u verplicht, vanuit uw zorgplicht als werkgever, hierover met uw medewerkers te communiceren. Veelal wordt een presentatie gegeven aan de medewerkers. Maar daarnaast dient u alle medewerkers schriftelijk en individueel, op de hoogte te stellen van de verschillen tussen de huidige en nieuwe pensioenregeling. Een pensioenberekening per medewerker met de verschillen in geld uitgedrukt, hoort daar dan bij.
Bovendien is het raadzaam, vooral vanuit uw zorgplicht als werkgever, maar ook voor uw eigen aansprakelijkheid, medewerkers hiervoor te laten tekenen voor akkoord. Als u dit niet doet, kunnen medewerkers in de toekomst, u hierop aanspreken en met terugwerkende kracht, nakoming van de “oude pensioenregeling” eisen!
Bij een achteruitgang van arbeidsvoorwaarden, is het gebruikelijk, dat werknemers hiervoor worden gecompenseerd. Immers het totale arbeidspakket van salaris en pensioenregeling, wordt minder waard. Een berekening van de achteruitgang in pensioen per medewerker, vormt de basis voor een mogelijke compensatie. Dit kan bijvoorbeeld plaats vinden in extra salaris, het verlagen van de eigen bijdrage in de pensioenregeling of door aanpassing van de pensioenregeling zelf.
